Le origini

Mentre le carte di epoca medievale trovano spazio nell’Archivio di Stato di Bologna fin dalla sua istituzione nel 1874, quelle di più recente formazione si raccolgono nel Palazzo Comunale, sede delle magistrature e degli uffici. Nel giro di pochi decenni, esse cominciano a debordare da ogni spazio. Per tutto il XX secolo, e in modo sempre più incalzante, l’Amministrazione Comunale si trova infatti ad affrontare lo spinoso problema di individuare nuovi spazi per il deposito, la conservazione e la consultazione documentale.

L’introduzione delle macchine da scrivere e l'aumento delle competenze affidate ai comuni, portano ad un aumento esponenziale della quantità di documentazione raccolta. Da segnalare nel 1909 un parziale spostamento di carte dai locali del Palazzo del Podestà, che il Comune ha in uso dal 1891, ad appositi spazi dell'Ospizio di Sant'Anna, presi in locazione per essere usati come archivio. E’ in occasione di questa dislocazione, che l’archivista del comune, Benedetto Carpanelli, si guadagna gli elogi dell’ amministrazione e un compenso extra, per la compilazione di un inventario dei documenti e la redazione di una storia istituzionale del comune. E’ proprio l’inventario, che arriva talvolta alla descrizione delle singole carte, ad informarci che il materiale archivistico a quella data copre il periodo che va dal 1797 al 1895 e che esso nel 1909 è collocato in due sedi: il Palazzo Comunale e l’Ospizio di Sant’Anna.

Dal 1923 si comincia a parlare della sistemazione dei locali nella scuola Carducci, in via Dante per essere adibiti a sede privilegiata per i depositi e la consultazione dell’archivio storico del Comune. Tali depositi saranno in uso a fasi alterne fino agli anni Novanta del secolo XX.

Nel 1942 una parte importante del materiale documentario viene trasferito dai sotterranei delle Scuole Carducci a Palazzo Comunale (locali ex spedizioni). 

Nello stesso anno in previsione dei bombardamenti, la Prefettura sollecita l’amministrazione a prender provvedimenti per tutelare l’integrità dei suoi documenti. Diverse sono le autorità che manifestano la loro preoccupazione per la sorte delle carte. Il Podestà interessa la Segreteria Generale perché siano messi al sicuro i documenti. Il Genio Civile chiede all’Amministrazione di sgomberare i sotterranei delle scuole Carducci.

L'archivista dal canto suo avverte che non è “stato provveduto alla salvezza del materiale”, e segnala la rottura dei vetri nei locali ex spedizioni mentre informa che “le chiavi dell'archivio della scuola elementare Carducci sono state consegnate dalla direzione dell'Ospedale Militare al Comando Germanico”. Così nel 1943 per cercare appunto di proteggere i documenti dai bombardamenti, una parte della documentazione viene trasferita nelle scuole di Monte Donato e Calamosco.

Nel 1951 per far posto alla nuova Farmacia Comunale, l’amministrazione decide lo sgombero dell’archivio del Protocollo Generale sito nell’ammezzato in via IV Novembre angolo Piazza Maggiore, dove dovrà appunto essere aperta la Farmacia. Sul finire degli anni ‘50 la scuola elementare Carducci continua ad essere la sede privilegiata dell’archivio, e si continua a conservare materiale anche nel corridoio della Segreteria Generale lungo il fianco settentrionale del Palazzo Municipale.

Nel 1963 si inseriscono nell’offerta piuttosto limitata di depositi, gli scantinati delle scuole Laura Bassi in via Sant’Isaia. Essi, come del resto quelli delle Carducci, si rivelano presto poco adeguati alla conservazione delle carte e poco accessibili agli studiosi. Senza tacere del fatto che le scuole ne reclamano la disponibilità per le loro attività. 

Nel 1967,dopo diversi tentativi infruttuosi di trovare altre collocazioni più idonee, il Consiglio Comunale approva un'intesa con l’Archivio di Stato e deposita presso la sede di Piazza dei Celestini, la parte più antica della documentazione comunale che ancora ha in consegna e che copre il periodo 1797 - 1870.

Sempre alla ricerca di soluzioni adeguate ad un archivio che continua a debordare da ogni spazio disponibile, nel 1974l’ Amministrazione effettua uno studio di fattibilità nella prospettiva di spostare 2.468 metri lineari di documentazione conservata nei sotterranei delle scuole Carducci e Bassi, nei locali interrati di Palazzo d’Accursio che fino a quel momento erano stati utilizzati dalla Cassa di Risparmio. Nella stessa sede si ipotizza di sistemare anche gli archivi delle ripartizioni del comune. Nel 1977 si decide per il versamento di un'ulteriore tranche della documentazione più antica (periodo 1871-1910) in Archivio di Stato. 

Nel 1988 la Soprintendenza Archivistica sospende il rilascio delle autorizzazioni alla consultazione delle carte per il grave degrado in cui si trovano i depositi delle scuole Carducci e Bassi. Sul finire degli Anni Ottanta, il Sindaco Imbeni scrive al Soprintendente Archivistico per verificare la disponibilità ad accogliere in Archivio di Stato altra documentazione che copre il periodo 1911-1945, e gli anticipa che sono al vaglio altre ipotesi per collocare la documentazione, come quella di adibire i locali della ex esattoria (sotterranei Sala Borsa) a deposito.

Nel 1989 il Coordinamento di Giunta con lettera ad oggetto “sistemazione dell’archivio storico e di deposito", ci informa che i sotterranei di Sala Borsa non possono essere adibiti ad archivio storico poiché sono stati destinati a sede di una biblioteca e propone di usare la Caserma - Officina Staveco come deposito di cinquemila metri lineari di documentazione.

Nel 1993 si ventila l’ipotesi di utilizzare come sede dell'archivio un immobile di proprietà comunale sito in via Fioravanti, 14. Lo stesso anno però questa ipotesi sfuma poiché l’edificio viene inserito nel programma di realizzazione di strutture sanitarie, e nello specifico per ospitare la sede del Poliambulatorio Navile. 

Nel 1994 i tempi per l’individuazione di una sede più consona per le carte dell’Archivio Comunale sembrano giunti a maturazione. Si approva infatti il progetto di ristrutturazione  di un immobile di proprietà comunale ubicato in via Tartini, 1 nel quale poter riunire definitivamente il materiale archivistico ancora depositato in locali sparsi in più luoghi della città e soprattutto quelli in condizioni di maggiore degrado. Il fabbricato, in passato adibito a officina e magazzino dell'Azienda Municipalizzata Gas ed Acqua e successivamente trasformato in laboratorio di falegnameria del Comune, viene completamente ristrutturato e dotato dei necessari impianti tecnologici e di sicurezza per ospitare non solo i depositi delle carte ma anche la sala studi e gli uffici di direzione.

L'edificio si articola in tre piani per una superficie totale di 3600 mq. Le sale destinate a depositi sono distribuite su tre livelli e consentono uno sviluppo complessivo di scaffali di circa 10 km.

Nel 1997 finalmente viene realizzata in questa nuova sede una soddisfacente riunificazione delle carte recuperate da cantine e depositi sparsi per la città.

Contestualmente si procede anche alla riacquisizione dei fondi affidati nel 1967 ed in anni successivi, per mancanza di locali idonei, all'Archivio di Stato che ne ha intanto curato l'ordinamento e l'inventariazione.

L'approvazione, il 6 dicembre 1997, da parte della Giunta Comunale, della delibera istitutiva dell'Archivio Storico e del relativo regolamento, anticipa l'apertura al pubblico della nuova sede, rendendo così fruibile a ricercatori, studiosi, cultori di storia locale ed anche ad un pubblico non specialista, un vastissimo patrimonio documentario di inestimabile valore storico.